Ich habe etwas neues für mich entdeckt: Das Produktivitätssystem namens „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen.
Ursprünglich war ich auf der Suche nach einer passenden Do-To-Listen-Software für mein Smartphone. Die getesteten Tools sind aber entweder so einfach gehalten, dass meine wachsende Liste von Aufgaben irgendwann zu unübersichtlich wurde. Oder man kann kategorisieren, priorisieren, taggen und vieles mehr – was leider oft auf Kosten der Bedienbarkeit erkauft wird.
Vom Tool zum System
Als ich meine Suche auch auf die Erfahrungsberichte von Gleichgesinnten ausgedehnt habe, bin ich schnell dahinter gekommen, dass die Frage nach dem richtigen System noch wichtiger ist. Zusammenarbeit im Team braucht z.B. einen anderen Ansatz als die persönliche Frage nach der besten Selbstorganisation. Für Teams finde ich die Plattform Trello sehr spannend.
Für die Selbstorganisation gibt es zwei grundsätzliche Sichtweisen. Entweder man klärt erst seine Werte und (Lebens-)Ziele und leitet dann eine Detailplanung davon ab (Top-Down-Ansatz). Da dieser Ansatz mir nicht so liegt, habe ich hier nur Simpleology angetestet.
Die zweite Sichtweise schaut zuerst auf die vielen kleinen Dinge des Alltag und kümmert sich danach um eine Gliederung und einen logischen Aufbau (Bottom-Up-Ansatz). Mit der richtigen Struktur verliert man sich nicht in Details, sondern sorgt dafür, dass alle Projekte zur richtigen Zeit vorangetrieben werden.
Getting Things Done
Der vermutlich bekannteste Ansatz von der zweiten Sorte ist Getting Things Done (GTD). Bevor ich das System hier erkläre, verweise ich lieber auf Wikipedia.
Für die Umsetzung von GTD kann man alleine auf Papier und Stift setzen oder auch ein oder mehrere Tools zur Hilfe nehmen. Für mich war der zentrale Erfolgsfaktor, dass ich das Haupttool immer bei mir habe. Schließlich ist die erste Aktion bei GTD das Erfassen von jedem Input, den man nicht verlieren möchte.
Raus aus dem Kopf – rein ins System
Damit nichts verloren geht und man jederzeit entspannt und zuversichtlich dem System vertrauen kann, schreibt man relevante Dinge sofort auf. Ich nutze dazu doit.im, das es für quasi alle Plattformen und für den Browser gibt. Für das schnelle Notieren zwischendurch greife ich zum Android-Client, für das spätere Durcharbeiten und Organisieren hauptsächlich zum Webclient.
Jeden Input nur einmal anfassen
Wer einen (über-)vollen Posteingang hat, kennt das Problem: Oft liest man Mails mehrfach durch und kommt immer wieder zu dem gleich Schluss, dass die Mail später noch wichtig sein könnte. Aber warum liegt sie dann im Eingang herum?
Bei GTD arbeitet man Input genau einmal ins System ein. Wenn keine Aktion nötig ist, dann wird gelöscht oder archiviert. Wenn es etwas zu tun gibt, wird delegiert, ein Kalendereintrag erzeugt, ein Projekt angelegt oder eine Aufgabe formuliert.
Das Wichtigste: Aufgaben erledigen
Was nutzt das beste System, wenn man seine Hausaufgaben nicht macht? Also sollte ein System Spaß machen, Übersicht vermitteln, Planung unterstützen und Entscheidungen erleichtern, damit es einem leicht fällt, seine Energie für die richtigen Dinge einzusetzen.
Bei mir persönlich hilft ein hoher Freiheitsgrad bei der Entscheidung, damit ich gerne meine Aufgaben anschauen und mir den jeweiligen Lieblingspunkt greife und erledige. Deadlines wirken eher demotivierend auf mich und daher nutze ich sie nur, wenn es einen Zeitpunkt gibt, der eine echte Grenze darstellt, bis zu dem ein Task fertig sein muss.
Kategorien richtig nutzen
Und was ich neu schätzen gelernt habe, sind die Kategorien „Telefon“, „No-Brainer“ und „volle Aufmerksamkeit“.
Mit „Telefon“ kennzeichne ich alle Aufgabe, bei denen ich (nur) ein Telefon brauche. Wenn ich zum Beispiel auf den Zug warte, filtere ich meine Liste danach und sehe sofort, welche Anrufe noch anstehen.
„No-Brainer“ habe ich mir für die langweiligen Aufgaben angelegt, die nicht viel Denken erfordern. Wenn ich nach einem langen Tag am PC stehe und nicht viel Energie habe, dann mache ich nette Musik oder sogar ein Hörbuch an und erledige nebenbei eine von den Routinetätigkeiten.
Für „volle Aufmerksamkeit“ nutze ich zum Beispiel einen Samstag Vormittag nach dem Frühstück, wenn ich frisch bin und Zeit habe. Mit dieser Kategorie belege ich zum Beispiel die größeren Planungsaufgaben.
Ausblick
Bislang feile ich noch an den Feinheiten meines Systems. Dies ist bei GTD ausdrücklich erwünscht, denn jeder Mensch hat andere Anforderungen und braucht andere Schwerpunkte. Doch den Zweck erfüllt es jetzt schon, daher freue ich mich darauf, es weiter zu verbessern.
Jetzt schließe ich diesen Artikel ab und trage folgenden Task in mein System ein: Folgeartikel über mein GTD-System schreiben